Archivo de despachos y empresas
Custodia de documentos en Barcelona
Un servicio de custodia de documentos en Barcelona responde a un problema muy propio de la ciudad: las oficinas aprovechan cada metro y el archivo ocupa un sitio que hace falta para trabajar. Despachos del Eixample, clínicas con historias clínicas que la ley catalana obliga a conservar hasta quince años y empresas del 22@, la Zona Franca o el Vallès acumulan cajas que casi nunca se consultan. Podemos recoger tu archivo en la capital, en L'Hospitalet de Llobregat, en Sabadell o en cualquier otro municipio, inventariarlo y devolverte la caja que necesites; al vencer el plazo legal, se destruye con certificado.
Quién lo pide
Despachos del Eixample y empresas del 22@ y la Zona Franca
En Barcelona capital, el archivo sale sobre todo de gestorías, asesorías, notarías, administraciones de fincas y despachos de abogados repartidos por el Eixample y el entorno de la Diagonal, muchos en fincas antiguas donde las cajas llegan a ocupar una habitación entera. En el 22@, el distrito de innovación levantado sobre el antiguo suelo industrial del Poblenou, en Sant Martí, hay más de 1.500 empresas de tecnología, comunicación, energía y diseño que trabajan en digital, pero que siguen obligadas a guardar contratos, documentación laboral y expedientes en papel.
En la Zona Franca y en los polígonos del Baix Llobregat y el Vallès el volumen es distinto: operadores logísticos, transitarios vinculados al Port de Barcelona e industrias generan albaranes, cartas de porte y documentación aduanera y laboral que crece cada mes, y que conviene sacar de la nave para liberar espacio.
Cómo trabajamos
Pasos para dejar tu archivo en custodia
Nos cuentas el volumen
Número aproximado de cajas, barrio o municipio de la oficina o de la nave y si hay documentación que ya ha cumplido su plazo. Te devolvemos un presupuesto detallado y sin compromiso.
Recogida en tu local
Vamos con cajas, precintos y etiquetas, embalamos lo suelto y codificamos cada caja antes de salir.
Custodia inventariada
Las cajas quedan inventariadas y bajo custodia. Cuando necesitas una, acordamos la entrega.
Aviso y destrucción
Al cumplirse el plazo legal te avisamos. Con tu conformidad la destruimos y te enviamos el certificado.
Sanidad y universidad
Hospitales universitarios, consultas privadas y campus
Las clínicas privadas, consultas y centros de fisioterapia de Barcelona y su área metropolitana trabajan a la sombra de grandes hospitales, como el Vall d'Hebron y el Clínic en la capital o el de Bellvitge en L'Hospitalet de Llobregat, y comparten con ellos la misma obligación sobre la historia clínica. En Cataluña la fija la Ley 21/2000: los informes de alta, los consentimientos informados, las hojas quirúrgicas y los informes de pruebas se conservan como mínimo quince años desde el alta de cada proceso asistencial, y el resto de la documentación puede destruirse a los cinco años.
Las universidades suman otro tipo de archivo. La Universitat Autònoma de Barcelona tiene su campus en Bellaterra (Cerdanyola del Vallès) y la Universitat Politècnica de Catalunya reparte escuelas entre Barcelona, Terrassa, Manresa, Vilanova i la Geltrú, Castelldefels y Sant Cugat del Vallès. Alrededor de todas ellas hay academias, centros de formación y grupos de investigación con expedientes de alumnos y de proyectos que deben guardarse un tiempo.
Qué incluye
Qué incluye el servicio
Cajas y etiquetado
Cajas de archivo, precintos numerados y etiquetas con código: todo va incluido en el presupuesto.
Recogida donde estés
Pasamos por el despacho del Eixample, por la oficina del 22@ o por la nave del Vallès, con las cajas precintadas.
Inventario compartido
Listado de cajas con contenido, fecha de entrada y vencimiento, actualizado en cada movimiento.
Consultas y devoluciones
Pides la caja o el documento que necesitas y acordamos la entrega o el envío escaneado.
Destrucción con certificado
Papel y soportes informáticos triturados según DIN 66399, con certificado válido ante la AEPD.
Contrato y factura
Contrato con cláusulas de encargado del tratamiento y factura mensual. Las condiciones de cobertura figuran en el presupuesto.
Municipios
Del Vallès al Maresme y el Bages: industria, comercio y servicios
Sabadell y Terrassa, las dos capitales del Vallès Occidental, mezclan industria, comercio y despachos profesionales que dan servicio a toda la comarca; en Rubí y en Granollers, capital del Vallès Oriental, pesan más las naves y los talleres, con fichas técnicas, pedidos y documentación de exportación. Sant Cugat del Vallès reúne oficinas y sedes de empresa junto a la AP-7, y Mataró, capital del Maresme, suma gestorías y comercio.
En el Baix Llobregat, Cornellà de Llobregat y Sant Boi de Llobregat tienen empresas de distribución y servicios cerca del puerto y del aeropuerto; L'Hospitalet de Llobregat, Badalona y Santa Coloma de Gramenet, pegadas a la capital, aportan comercio, despachos y pequeñas empresas. Más lejos, Manresa, capital del Bages, y Vilanova i la Geltrú, capital del Garraf, funcionan como centros de servicios de sus comarcas, con gestorías y asesorías que acumulan años de expedientes de clientes.
Logística y normativa
Permisos del Ayuntamiento de Barcelona, ZBE Rondes y accesos por las rondas
En Barcelona, una recogida pequeña con furgoneta se resuelve desde una zona de carga y descarga, donde el estacionamiento está limitado a 30 minutos. Para una recogida voluminosa en plena calle tramitamos antes la ocupación de la vía pública con el Ayuntamiento de Barcelona, y en las calles estrechas de Ciutat Vella o de la Vila de Gràcia trabajamos con vehículos de menor tamaño. Además, en la zona de bajas emisiones Rondes de Barcelona los vehículos sin distintivo ambiental no pueden circular los días laborables de 7 a 20 h. En los polígonos, con muelle o patio propio, no hay esas limitaciones.
Para llegar a Sabadell y Terrassa usamos la C-58; hacia Sant Cugat del Vallès, Rubí y Manresa, la C-16; hacia Granollers, la C-17; y hacia Mataró o Vilanova i la Geltrú, la C-32. En empresas con cierre de ejercicio o campañas muy marcadas conviene reservar la recogida con algo más de antelación.
Precios
Cuánto cuesta la custodia de documentos en Barcelona y de qué depende
El precio se calcula en el presupuesto, sin compromiso. Depende del número de cajas, de la frecuencia de consultas y de si combinas custodia con destrucción periódica.
Referencias para Barcelona capital; desplazamientos al Vallès, el Maresme, el Bages o el Garraf, consultar. En empresas con cierre de ejercicio o campañas marcadas podemos ajustar las recogidas periódicas a esas fechas.
Zonas
Custodia de documentos en los municipios de Barcelona
Llegamos a toda la provincia. Estas son algunas de las localidades donde podemos recoger tu archivo.
Cómo trabajamos
Cómo trabaja nuestra empresa de custodia de documentos en Barcelona
Lo que incluimos en todos nuestros servicios, sin letra pequeña.
Cajas protegidas
Embalaje y protección adaptados a cada objeto, de la carga a la entrega.
Sin compromiso
Presupuesto detallado por escrito: revisas cada partida antes de confirmar la fecha.
Operarios con método
Operarios habituados a manipular archivo: cada caja se precinta, se etiqueta y se carga siguiendo el inventario.
Contrato y factura
Trabajamos con contrato, factura y condiciones claras por escrito desde el primer momento.
Atención directa
Hablas con quien organiza el servicio, por teléfono o WhatsApp, antes y durante el trabajo.
Preguntas frecuentes
Preguntas frecuentes sobre el archivo en Barcelona
¿Custodiáis documentación de una clínica o consulta privada de Barcelona?
Sí. Indexamos por paciente o por año, aplicamos los plazos de conservación de la historia clínica que fija la Ley 21/2000 en Cataluña (quince años para los documentos más relevantes y cinco para el resto) y firmamos contrato de encargado del tratamiento conforme al RGPD.
¿Podéis recoger el archivo de una nave en la Zona Franca o en un polígono del Vallès?
Sí, y podemos ajustar la periodicidad a la actividad de cada empresa, con recogidas más seguidas tras el cierre del ejercicio o de una campaña y menos el resto del año.
¿Podéis recoger en Ciutat Vella o en Gràcia si el camión no entra?
Sí. En las calles estrechas o peatonales usamos un vehículo ligero y carro, y si la recogida es voluminosa tramitamos antes la ocupación de vía pública con el Ayuntamiento de Barcelona.
Mi despacho está en Sabadell. ¿Cómo recupero una caja?
Llámanos o escríbenos por WhatsApp con el código de la caja y acordamos la entrega en tu oficina. Si solo necesitas un documento concreto, te lo podemos enviar escaneado.
¿Trabajáis con administraciones de fincas y comunidades de propietarios?
Sí, es un caso típico en una provincia donde casi toda la vivienda está en comunidad: actas, contratos y facturas de años anteriores salen del despacho inventariados por finca y quedan localizables por si hay que consultarlos.
¿Cuánto tiempo debe guardar una gestoría de Barcelona la documentación fiscal de un cliente?
Cuatro años según la Ley General Tributaria, y seis para libros y justificantes contables según el Código de Comercio. Anotamos el vencimiento de cada caja y avisamos antes de destruirla.
¿Te ayudamos a vaciar el archivo de tu empresa en Barcelona?
Indícanos cuántas cajas tienes y en qué municipio y te mandamos un presupuesto detallado que incluye recogida, inventario y destrucción certificada.
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