Guía práctica
Custodia de documentos: qué es, plazos legales y cuándo externalizar el archivo
Publicado el 29/09/2026
La custodia de documentos consiste en trasladar el archivo en papel de una empresa o de un particular a un espacio externo, donde queda guardado, inventariado y localizable hasta que lo necesites o llegue el momento de destruirlo. Es útil cuando el archivo ocupa un espacio que la oficina necesita, cuando hay que conservar papeles durante años por obligación legal o cuando una mudanza obliga a decidir qué hacer con cientos de cajas. Aquí te explicamos los plazos legales básicos y cómo funciona el servicio.
¿Qué es la custodia de documentos y quién la utiliza?
Es un servicio de archivo externo: la documentación sale de tus instalaciones en cajas identificadas, se registra en un inventario y se almacena fuera. Cuando necesitas un expediente, lo pides y se te entrega. Al terminar el plazo de conservación, se devuelve o se destruye de forma confidencial.
- Empresas y autónomos con contabilidad, facturas, contratos y expedientes de personal acumulados.
- Despachos profesionales, como asesorías, gestorías o bufetes, que guardan documentación de sus clientes.
- Clínicas y consultas que deben conservar historias clínicas en papel.
- Particulares con archivos familiares, escrituras o papeles de un negocio ya cerrado.
¿Cuántos años hay que guardar los documentos de una empresa?
No hay un plazo único: depende del tipo de documento y de la norma que lo regula. Estos son los plazos generales más consultados en España. Tómalos como punto de partida y confirma los casos concretos con tu asesor, porque hay excepciones que alargan la obligación.
| Documentación | Plazo mínimo | Norma |
|---|---|---|
| Libros, correspondencia, documentación y justificantes del negocio | 6 años desde el último asiento de los libros | Código de Comercio, art. 30 |
| Documentación con trascendencia tributaria (facturas, declaraciones, justificantes) | Mientras la Administración pueda comprobar: prescripción general de 4 años | Ley General Tributaria |
| Historia clínica | Como mínimo 5 años desde el alta de cada proceso asistencial | Ley 41/2002, de autonomía del paciente |
| Documentos con datos personales | No más tiempo del necesario para la finalidad para la que se recogieron | Reglamento General de Protección de Datos |
La documentación laboral y de Seguridad Social tiene sus propios plazos, igual que algunos sectores regulados. Por eso lo habitual es elaborar un calendario de conservación por tipo de documento y revisarlo cada año, en lugar de guardarlo todo sin fecha de salida.
¿Qué documentos conviene guardar más tiempo?
Aparte de los plazos mínimos, hay papeles que es prudente conservar mientras sigan produciendo efectos, aunque ninguna norma general fije veinte años o más para todos ellos. Destruirlos antes de tiempo puede dejarte sin prueba en un conflicto o una inspección:
- Escrituras de constitución, estatutos, actas de juntas y libros societarios.
- Títulos de propiedad de inmuebles y documentación de obras.
- Contratos en vigor, y los ya terminados mientras puedan reclamarse.
- Documentación de préstamos, garantías y avales hasta su cancelación completa.
- Expedientes con procedimientos judiciales o administrativos abiertos.
¿Cuándo compensa externalizar el archivo de la empresa?
Un archivo en papel ocupa metros de oficina que podrían destinarse a puestos de trabajo, y además exige orden para encontrar las cosas. Externalizarlo suele tener sentido en estas situaciones:
- El archivo crece cada año y ya invade despachos, pasillos o salas de reuniones.
- Vas a mudar la oficina a un espacio más pequeño o con un alquiler más caro por metro.
- La mayoría de las cajas se consultan pocas veces pero no se pueden destruir todavía.
- Has cerrado una sede o un negocio y tienes que conservar su documentación durante años.
Una mudanza es buen momento para hacerlo, porque las cajas ya se están moviendo. Si estás en ese punto, lee la guía sobre cómo organizar una mudanza de oficina y revisa cómo planteamos el traslado de oficinas y empresas, que podemos combinar con la custodia.
Libera espacio en tu oficina
Cuéntanos cuántas cajas tienes y dónde están. Calculamos sin coste la recogida y la custodia, y te lo dejamos todo por escrito.
¿Qué incluye un servicio de custodia de documentos?
Cada empresa lo organiza a su manera, pero un servicio completo recorre estas fases. En nuestro servicio de custodia de documentos te detallamos en el presupuesto cuáles contratas y cómo se hace cada una:
| Fase | Qué se hace |
|---|---|
| Inventario | Cada caja recibe una referencia y se anota su contenido, fechas y departamento. |
| Recogida | Se embalan las cajas y se trasladan desde la oficina o el domicilio. |
| Almacenamiento | La documentación queda guardada fuera de tus instalaciones y localizable por referencia. |
| Consulta | Pides una caja o un expediente y se te entrega o se te devuelve cuando termines. |
| Fin del plazo | Devolución de las cajas o destrucción confidencial, según decidas. |
¿Cómo debe hacerse la destrucción confidencial de documentos?
Tirar papeles con datos personales o información de la empresa a un contenedor normal es un riesgo. La normativa de protección de datos obliga a tratarlos con seguridad también al final de su vida. Si encargas la destrucción a un tercero, pide siempre:
- Que te expliquen el método: triturado u otro sistema que impida reconstruir los documentos.
- Que la documentación viaje en contenedores cerrados desde que sale de tu oficina.
- Un certificado de destrucción con la fecha y la cantidad o referencia de cajas.
- Un contrato de encargo del tratamiento que regule cómo se manejan los datos, como exige el artículo 28 del RGPD.
¿Qué preguntar antes de contratar la custodia de tu archivo?
Antes de firmar, pide por escrito cómo se controla el acceso al local, cómo se protegen las cajas de la humedad y del fuego, qué cobertura tiene la documentación y cuánto tarda la entrega de una caja cuando la pides. Comprueba también cómo se factura: por caja, por consulta y por traslado.
Si tu empresa está en Madrid o en Valencia, tienes información específica sobre la custodia de documentos en Madrid y la custodia de documentos en Valencia. Para muebles y enseres, en lugar de papeles, la opción es otra: la explicamos en la guía sobre el precio de un guardamuebles. Tienes más guías de mudanzas y traslados en el blog.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre custodia de documentos y un trastero?
En un trastero guardas las cajas tú mismo y te encargas de ordenarlas. En la custodia hay un inventario por referencias, la recogida y la entrega corren a cargo del servicio y puedes pedir un expediente concreto sin buscarlo. Además, al final del plazo se puede organizar la destrucción confidencial.
¿Puedo digitalizar los documentos y destruir el papel?
En muchos casos sí, pero no en todos. La normativa tributaria permite conservar facturas digitalizadas si se cumplen unos requisitos técnicos concretos, pero otros documentos deben conservarse en original. Antes de destruir papel, revisa con tu asesor qué documentos admiten copia digital y cuáles no.
¿Cuántas cajas de archivo tiene una oficina?
Varía mucho según la actividad y los años acumulados. Lo más práctico es contar las cajas o medir los metros lineales de estanterías ocupadas. Con ese dato y el tipo de documentación podemos calcular el traslado y la custodia sin necesidad de abrir cada caja.
¿Qué pasa con la documentación de una empresa que cierra?
La obligación de conservar no desaparece con el cierre: los plazos del Código de Comercio y de la normativa tributaria siguen corriendo. Alguien tiene que hacerse cargo del archivo y poder aportarlo si una inspección o un antiguo cliente lo requiere. La custodia externa es una solución habitual en estos casos.
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