Archivo fuera de oficina
Custodia de documentos en Madrid
Pagar custodia de documentos en Madrid suele salir más a cuenta que dedicar metros de oficina a archivadores, con lo que cuesta cada metro en la capital. Podemos recoger tu documentación en cualquier distrito o municipio de la Comunidad, guardarla con inventario y devolverte la caja que necesites. Cuando vence el plazo legal, se destruye con certificado.
Quién lo pide
Despachos de la Castellana y clínicas de Salamanca que no quieren pagar archivo a precio de oficina
En Madrid, el grueso de la demanda de este servicio se concentra en Salamanca, Chamberí, Centro y el eje de la Castellana, entre AZCA y las Cuatro Torres. Ahí se concentran despachos de abogados y procuradores, asesorías fiscales y sedes corporativas que acumulan expedientes durante años y que, con alquileres de oficina de los más caros del país, no pueden dedicar una sala entera a archivadores. Un despacho con 300 cajas paga menos por custodiarlas fuera que por el espacio que ocuparían en Serrano.
Lo que hacemos de verdad con tu archivo: un despacho, una gestoría, una clínica o una notaría nos deja entre 45 y 120 cajas de archivo definitivo (cajas estándar A4/folio de 40×35×26 cm o de transferencia); una empresa mediana, una administración de fincas o un bufete, entre 200 y 550 (8-22 m³ catalogados). Se guardan en nuestra base logística del eje A-3/A-4, en el Polígono Industrial de Arganda del Rey / Rivas (Madrid), con apoyo en La Sagra (Illescas): módulos cerrados e ignífugos, estanterías metálicas homologadas, humedad controlada entre el 45 y el 55 %, detección precoz de incendios, control de plagas certificado y vigilancia 24/7 conectada a central receptora de alarmas; cada caja se identifica solo por código de barras y lote, sin la razón social a la vista (RGPD y LOPDGDD). Plazos: escaneo bajo demanda y envío cifrado del documento en 2-4 horas laborables; entrega física urgente en menos de 24 horas (el mismo día si se pide antes de las 11:00); entrega estándar en 24-48 horas. Precios: 1,25-2,10 € + IVA por caja y mes entre 30 y 150 cajas, 0,95-1,20 € a partir de 150 (o desde 14 € + IVA por m³ y mes en contenedor cerrado); recogida en oficina, inventariado y encajado, 2,50 € + IVA por caja (gratis en contratos de más de 12 meses); destrucción certificada según DIN 66399 al vencer el plazo legal, 3,50 € + IVA por caja, con acta y certificado.
El segundo bloque son las clínicas dentales, de fertilidad y estéticas de Salamanca, Chamartín y Retiro, obligadas a conservar historias clínicas al menos cinco años desde el alta, y las administraciones de fincas, que guardan actas y cuentas de cientos de comunidades. También damos servicio a gestorías de barrio de Arganzuela, Tetuán y Carabanchel, con locales pequeños donde cada estantería importa.
Cómo trabajamos
Cómo empezar a externalizar tu archivo
Nos cuentas el volumen
Cuántas cajas o metros de estantería tienes, en qué distrito o municipio está la oficina y si hay documentación ya caducada. Con eso te hacemos un presupuesto detallado y sin compromiso.
Recogida en tu oficina
Vamos con cajas, precintos y etiquetas. Embalamos lo que esté suelto, codificamos cada caja y te dejamos el inventario antes de irnos.
Custodia inventariada
Las cajas quedan custodiadas con control de acceso e inventario. Cuando necesitas una caja o un expediente, lo pides y acordamos la entrega en papel o el envío escaneado.
Aviso y destrucción
Al cumplirse el plazo legal de cada caja te avisamos. Con tu conformidad la destruimos y te enviamos el certificado.
Logística en la capital
Madrid ZBE, carga y descarga y recogidas en oficinas del centro
Todo el término municipal es zona de bajas emisiones dentro del plan Madrid 360, con restricciones más estrictas en la ZBE de Especial Protección Distrito Centro, así que las recogidas dentro de la M-30 las hacemos con vehículos con distintivo ambiental. Si tu oficina está en una calle de Centro o Salamanca sin carga y descarga cerca, ajustamos la hora al tiempo que permite el estacionamiento regulado y, para volúmenes grandes, tramitamos con el Ayuntamiento de Madrid la autorización de ocupación de vía pública para reservar el hueco del vehículo.
Fuera de la almendra central es más sencillo: los parques empresariales tienen muelles y los polígonos, espacio de sobra. Llegamos a las coronas norte y sur por la M-40 y la M-45, y al corredor del Henares por la A-2. En despachos y clínicas con mucho público preferimos recoger antes de las nueve, para no cruzarnos con los clientes en el ascensor.
Qué incluye
Qué incluye el servicio
Cajas y etiquetado
Cajas de archivo definitivo, precintos numerados y etiquetas con código, sin coste añadido.
Recogida planificada
Organizamos la recogida según la calle: horario de carga y descarga, acceso a zonas de bajas emisiones y reserva de espacio si hace falta.
Inventario compartido
Listado de cajas con contenido, fecha de entrada y vencimiento, actualizado con cada entrada o salida.
Consultas y devoluciones
Entrega de la caja solicitada en la fecha que acordemos en Madrid capital, o escaneo del documento.
Destrucción con certificado
Papel y soportes informáticos triturados según DIN 66399, con certificado válido ante la AEPD.
Contrato y factura
Contrato de custodia con cláusulas de encargado del tratamiento y factura mensual; las condiciones de cobertura se especifican en el presupuesto.
Por municipios
Dónde se puede recoger archivo en la Comunidad de Madrid
En Alcobendas y San Sebastián de los Reyes, los parques empresariales de la Moraleja y Arroyo de la Vega concentran sedes de multinacionales que suelen externalizar archivo por política de grupo, con recogidas que se pueden programar de forma periódica. En Las Rozas, en Európolis, y en Pozuelo de Alarcón, la demanda viene de consultoras y empresas de comunicación que se trasladan a oficinas más pequeñas y no quieren llevarse el archivo muerto. En Majadahonda es habitual custodiar historias clínicas de consultas privadas de la zona del hospital Puerta de Hierro.
En la corona sur, Getafe y Leganés aportan documentación industrial de los polígonos de Los Ángeles y Prado Overa; Alcorcón y Móstoles, sobre todo gestorías y clínicas de dos ciudades de más de 170.000 habitantes; y Fuenlabrada, las empresas de importación del polígono Cobo Calleja, con un volumen de documentación aduanera considerable. En el este se puede recoger en Coslada, junto al Centro de Transportes, en Torrejón de Ardoz y en Alcalá de Henares, donde se da servicio a despachos y a proveedores de la Universidad.
Plazos y cumplimiento
Qué guardar, cuánto tiempo y qué pasa cuando caduca
En Madrid tiene su sede la Agencia Española de Protección de Datos, así que muchas empresas de la provincia dan prioridad a tener en regla el certificado de destrucción. Los plazos: cuatro años para lo fiscal, seis para lo contable y mercantil, cuatro para nóminas y Seguridad Social, cinco para prevención de riesgos y cinco como mínimo para historias clínicas. Los despachos y gestorías sujetos a la Ley 10/2010 de blanqueo de capitales conservan la documentación de sus clientes diez años, y en Madrid ese colectivo es enorme.
Cada caja lleva anotada su fecha de vencimiento. Cuando llega, te avisamos y, si lo autorizas, la destruimos sin sacarla de nuestra cadena de custodia. El certificado con fecha, volumen y método es lo que te pedirá un inspector de la AEPD o el auditor de tu grupo.
Precios
Custodia de documentos en Madrid: qué influye en el precio
El precio para empresas de Madrid se detalla en el presupuesto. Depende del número de cajas, de cuánto las consultes y de si añades destrucción periódica.
El presupuesto distingue Madrid capital de los desplazamientos en la provincia, que se calculan según distancia y volumen. Si hace falta reserva de espacio del Ayuntamiento de Madrid, la gestionamos y la detallamos aparte en el presupuesto.
Zonas
Custodia de documentos en los municipios de Madrid
Llegamos a toda la provincia. Estas son algunas de las localidades donde más trabajamos.
Cómo trabajamos
Qué pedir a una empresa de custodia de documentos en Madrid
Lo que incluimos en todos nuestros servicios, sin letra pequeña.
Embalaje y precinto
Embalaje y protección adaptados a cada objeto, de la carga a la entrega.
Presupuesto por escrito
Presupuesto detallado por escrito: revisas cada partida antes de confirmar la fecha.
Operarios con experiencia
Operarios acostumbrados a vaciar archivos de oficina: cajas precintadas, etiquetadas y cargadas en el orden del inventario.
Contrato y factura
Trabajamos con contrato, factura y condiciones claras por escrito desde el primer momento.
Atención directa
Hablas con quien organiza el servicio, por teléfono o WhatsApp, antes y durante el trabajo.
Preguntas frecuentes
Preguntas frecuentes sobre archivo en Madrid
Mi oficina está en el distrito Centro de Madrid. ¿Podéis entrar a recoger?
Sí. Planificamos la recogida con un vehículo que pueda acceder a la ZBE de Distrito Centro. Si la calle no tiene carga y descarga, ajustamos la hora al estacionamiento regulado o pedimos reserva de espacio al Ayuntamiento para recogidas grandes.
¿Cómo me devolvéis una caja si la oficina está en Alcobendas o en Getafe?
Nos indicas el código de la caja y acordamos la entrega en tu oficina. Las rutas se organizan por zonas, norte por la A-1, sur por la A-42 y la M-45, este por la A-2. Si solo necesitas un documento, podemos enviártelo escaneado.
¿Cambia el precio si la recogida es en Alcalá de Henares o Móstoles?
Para oficinas fuera de la capital calculamos el desplazamiento según distancia y volumen y lo detallamos en el presupuesto. En recogidas grandes su peso en el total suele ser pequeño.
Somos un despacho con expedientes judiciales. ¿Podéis devolver uno con urgencia para un juicio?
Sí. Pasa a menudo en despachos con vistas señaladas en Plaza de Castilla: nos avisas en cuanto sepas la fecha, priorizamos esa caja y, si basta con un documento suelto, te lo mandamos escaneado.
¿Cuánto tiempo guarda una gestoría la documentación de sus clientes?
Lo fiscal, cuatro años; lo contable y mercantil, seis; y si la gestoría es sujeto obligado por la Ley 10/2010 de blanqueo, la identificación de clientes, diez años. Anotamos el vencimiento de cada caja y te avisamos.
¿Podéis vaciar el archivo entero de una sede que cierra en Madrid?
Sí. En una sola intervención se separa lo que sigue en plazo, que pasa a custodia, de lo caducado, que se destruye con certificado. Es la situación típica de un traslado de sede o del cierre de una oficina.
¿Vaciamos el archivo de tu oficina en Madrid?
Dinos cuántas cajas tienes y en qué calle está la empresa y te enviamos un presupuesto detallado, con recogida, inventario y destrucción certificada cuando toque.
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