Archivo externo ordenado
Custodia de documentos y archivos
La custodia de documentos te libera espacio en la oficina sin dejar de cumplir la obligación de conservar el archivo. Recogemos las cajas, las inventariamos y te devolvemos la que necesites cuando la pidas; al vencer el plazo legal, podemos gestionar su destrucción confidencial con certificado.
Qué es
Qué hacemos con tu archivo en la custodia de documentos
La custodia de documentos consiste en sacar de tu empresa la documentación que no consultas de forma habitual pero que estás obligado a conservar (facturas, contratos, nóminas, expedientes, historias clínicas) y llevarla a un espacio de custodia. Recogemos las cajas en tu oficina, las precintamos, las etiquetamos con un código y las registramos en un inventario con el contenido de cada una: departamento, año, tipo de documento o el criterio que tú prefieras.
Lo que hacemos de verdad con tu archivo: un despacho, una gestoría, una clínica o una notaría nos deja entre 45 y 120 cajas de archivo definitivo (cajas estándar A4/folio de 40×35×26 cm o de transferencia); una empresa mediana, una administración de fincas o un bufete, entre 200 y 550 (8-22 m³ catalogados). Se guardan en las áreas de archivo técnico cerrado de nuestras naves: Arganda del Rey / Rivas (Madrid) con apoyo en Illescas para el centro, Quart de Poblet / Riba-roja (Valencia) y Pla de la Vallonga / Las Atalayas (Alicante) para el Levante, y el Polígono Oeste (Murcia) y Campollano (Albacete) para el sureste: módulos cerrados e ignífugos, estanterías metálicas homologadas, humedad controlada entre el 45 y el 55 %, detección precoz de incendios, control de plagas certificado y vigilancia 24/7 conectada a central receptora de alarmas; cada caja se identifica solo por código de barras y lote, sin la razón social a la vista (RGPD y LOPDGDD). Plazos: escaneo bajo demanda y envío cifrado del documento en 2-4 horas laborables; entrega física urgente en menos de 24 horas (el mismo día si se pide antes de las 11:00); entrega estándar en 24-48 horas. Precios: 1,25-2,10 € + IVA por caja y mes entre 30 y 150 cajas, 0,95-1,20 € a partir de 150 (o desde 14 € + IVA por m³ y mes en contenedor cerrado); recogida en oficina, inventariado y encajado, 2,50 € + IVA por caja (gratis en contratos de más de 12 meses); destrucción certificada según DIN 66399 al vencer el plazo legal, 3,50 € + IVA por caja, con acta y certificado.
A partir de ahí, cada caja está identificada en el inventario. Si necesitas un expediente, nos lo pides y te lo llevamos en el plazo que acordemos, o te enviamos una copia escaneada. Las condiciones de conservación y de acceso al archivo quedan detalladas por escrito en el presupuesto.
Cómo trabajamos
Cómo funciona el servicio
Cuéntanos qué tienes
Cuántas cajas o metros lineales de archivo tienes, en qué ciudad está la oficina y si hay documentación caducada para destruir. Con eso preparamos un presupuesto detallado y sin compromiso.
Recogida e inventario
El equipo embala lo suelto en cajas de archivo, las precinta y las etiqueta. Te entregamos el inventario con el código y el contenido de cada caja.
Custodia y consultas
Las cajas quedan en custodia. Cuando necesites un documento, lo pides y te lo hacemos llegar en papel o escaneado, en el plazo que fijemos contigo.
Destrucción al vencer
Cuando una caja cumple su plazo legal te avisamos. Con tu visto bueno la destruimos sin que salga de nuestra cadena de custodia y te enviamos el certificado.
Plazos legales
Cuánto tiempo hay que guardar cada documento
Casi todas las consultas empiezan por la misma duda: cuántos años hay que conservar cada cosa. Los plazos habituales son cuatro años para la documentación fiscal, el periodo de prescripción de la Ley General Tributaria; seis años para libros contables, cuentas anuales y correspondencia mercantil, según el Código de Comercio; cuatro años para contratos, nóminas y Seguridad Social; cinco años para prevención de riesgos laborales; y un mínimo de cinco años desde el alta de cada proceso para las historias clínicas, según la Ley 41/2002.
Hay sectores con plazos más largos: los sujetos obligados por la Ley 10/2010 de prevención del blanqueo de capitales (despachos, gestorías, inmobiliarias, notarías) conservan la identificación de sus clientes diez años. Anotamos la fecha de vencimiento de cada caja y te avisamos cuando puede destruirse, para que no pagues por guardar lo que ya no sirve.
Qué incluye
Qué incluye el servicio
Cajas y material de archivo
Cajas de archivo definitivo, precintos y etiquetas con código. No tienes que comprar nada.
Recogida en tu oficina
Las cajas salen precintadas y etiquetadas desde tu oficina, y cada una queda registrada en el inventario antes del traslado.
Inventario detallado
Cada caja queda registrada con contenido, fecha de entrada y fecha prevista de destrucción. Te enviamos el listado.
Entrega de cajas y copias
Devolución de la caja que pidas en el plazo acordado, o escaneo del documento concreto si te corre prisa.
Destrucción certificada
Triturado conforme a DIN 66399 y certificado válido ante la AEPD, para papel y soportes informáticos.
Contrato, factura e inventario
Contrato de custodia y factura mensual, con el inventario de tus cajas siempre a tu disposición.
Fin del ciclo
Destrucción certificada cuando vence el plazo
Tirar documentación con datos personales al contenedor de papel puede suponer una infracción del RGPD y de la LOPDGDD. Por eso la custodia se completa con destrucción confidencial: cuando una caja caduca, o quieres vaciar un archivo entero, la trasladamos precintada a una planta de destrucción autorizada, donde se tritura y se emite un certificado con la fecha, el volumen y el método empleado.
Ese certificado es lo que te pedirá un auditor o un inspector. Destruimos papel, discos duros, memorias USB, cintas de copia de seguridad y radiografías. El residuo va a plantas de reciclaje autorizadas y los soportes electrónicos, a gestores de RAEE.
Dónde damos servicio
Provincias con servicio de custodia de documentos
Damos servicio en toda España y tenemos página local en catorce provincias. En Madrid es habitual que despachos y gestorías del centro externalicen el archivo por lo que cuesta el metro cuadrado de oficina. En Valencia, el perfil típico son empresas de l'Horta y de los parques empresariales del área metropolitana. En Alicante suele interesar a hoteles, inmobiliarias de la costa y empresas del calzado de Elche y Elda.
En Murcia podemos recoger archivo de clínicas, cooperativas agrícolas y empresas de Cartagena, con la fecha de recogida pactada en el presupuesto. En Albacete el servicio encaja con empresas del parque de Campollano y bodegas de Villarrobledo. En Cuenca, con cooperativas de la Manchuela y gestorías de Tarancón con oficinas pequeñas. Y en Almería es habitual en comercializadoras hortofrutícolas del Poniente, que generan mucho albarán y documentación de trazabilidad cada campaña.
Precios
¿Cuánto cuesta la custodia de documentos?
Cada archivo se presupuesta aparte. El precio final depende del número de cajas, de la frecuencia de consulta y de si combinas custodia con destrucción periódica.
El precio depende del número de cajas, la frecuencia de consultas, la recogida y el volumen a destruir. Te lo detallamos en un presupuesto gratuito y sin compromiso.
Cómo trabajamos
Contrata con tranquilidad
Lo que incluimos en todos nuestros servicios, sin letra pequeña.
Inventario por cajas
Embalaje y protección adaptados a cada objeto, de la carga a la entrega.
Presupuesto sin compromiso
Presupuesto detallado por escrito: revisas cada partida antes de confirmar la fecha.
Contrato y factura
Cada servicio queda documentado por escrito, con el inventario de tus cajas a tu alcance.
Contrato y factura
Trabajamos con contrato, factura y condiciones claras por escrito desde el primer momento.
Atención directa
Hablas con quien organiza el servicio, por teléfono o WhatsApp, antes y durante el trabajo.
Preguntas frecuentes
Dudas sobre custodia de documentos
¿Qué diferencia hay entre custodia de documentos y un trastero?
En un trastero dejas cajas y te olvidas; en la custodia cada caja está inventariada, te la llevamos cuando la pidas y, cuando caduca, se destruye con certificado. Y todo queda recogido en contrato.
¿Puedo pedir un solo documento sin que me traigáis la caja entera?
Sí. Localizamos el expediente en el inventario y te lo hacemos llegar escaneado o en papel, según lo necesites. Si prefieres la caja completa, acordamos contigo la entrega.
¿Trabajáis con empresas fuera de las provincias con página propia?
Sí. Podemos recoger archivo en cualquier provincia. Las siete con página local son Madrid, Valencia, Alicante, Murcia, Albacete, Cuenca, Almería, Castellón, Guadalajara, Toledo, Córdoba, Granada, Barcelona y Tarragona, pero el funcionamiento es igual en el resto de España.
¿Cómo sé que la documentación no la ve nadie?
Las cajas salen precintadas y etiquetadas desde tu oficina y se registran en el inventario, así queda constancia de cada movimiento. Si tu empresa lo necesita, podemos firmar el contrato de encargado del tratamiento que prevé el artículo 28 del RGPD.
¿Qué pasa si cierro la empresa o cambio de proveedor?
La documentación es tuya. Te la devolvemos íntegra con el inventario en el plazo que acordemos, o gestionamos su destrucción con certificado si así lo decides. Las condiciones de baja se recogen en el contrato.
¿Destruís también discos duros y soportes informáticos?
Sí. Discos HDD y SSD, pendrives, cintas LTO, CD y DVD. Cada soporte tiene su método y todos quedan reflejados en el certificado. El residuo electrónico va a gestores de RAEE autorizados.
¿Sacamos el archivo de tu oficina?
Dinos cuántas cajas tienes y dónde está tu empresa. Te enviamos un presupuesto detallado con recogida, inventario y destrucción confidencial cuando toque.
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