Archivo externo seguro
Custodia de documentos y archivos para empresas en toda España
Si el archivo de tu empresa ya no cabe en la oficina pero la ley te obliga a conservarlo, te lo guardamos nosotros. Podemos recoger las cajas en cualquier punto de España, las inventariamos y te devolvemos la que necesites en 24-48 horas. Cuando vence el plazo legal, la destruimos con certificado.
Qué es
Qué hacemos con tu archivo cuando sale de la oficina
La custodia de documentos consiste en sacar de tu empresa la documentación que no consultas a diario pero que estás obligado a conservar (facturas, contratos, nóminas, expedientes, historias clínicas) y guardarla en un almacén preparado para ello. Nuestro personal recoge las cajas en tu oficina, las precinta, las etiqueta con un código y las registra en un inventario con el contenido de cada una: departamento, año, tipo de documento o el criterio que tú prefieras.
A partir de ahí, la caja está localizable en minutos. Si necesitas un expediente, nos lo pides y te lo llevamos en 24-48 horas, o te enviamos una copia escaneada. El archivo se guarda en instalaciones cerradas, con control de acceso y temperatura y humedad estables para que el papel no se degrade.
Cómo trabajamos
Cómo funciona el servicio
Cuéntanos qué tienes
Cuántas cajas o metros lineales de archivo, en qué ciudad está la oficina y si hay documentación caducada para destruir. Presupuesto cerrado en 24 horas.
Recogida e inventario
Nuestro equipo embala lo suelto en cajas de archivo, las precinta y las etiqueta. Te entregamos el inventario con el código y el contenido de cada caja.
Custodia y consultas
Las cajas quedan en nuestras instalaciones. Cuando necesites un documento, lo pides y lo tienes en 24-48 horas, en papel o escaneado.
Destrucción al vencer
Cuando una caja cumple su plazo legal te avisamos. Con tu visto bueno la destruimos sin que salga de nuestra cadena de custodia y te enviamos el certificado.
Plazos legales
Cuánto tiempo hay que guardar cada documento
Casi todas las consultas empiezan por la misma duda: cuántos años hay que conservar cada cosa. Los plazos habituales son cuatro años para la documentación fiscal, el periodo de prescripción de la Ley General Tributaria; seis años para libros contables, cuentas anuales y correspondencia mercantil, según el Código de Comercio; cuatro años para contratos, nóminas y Seguridad Social; cinco años para prevención de riesgos laborales; y un mínimo de cinco años desde el alta de cada proceso para las historias clínicas, según la Ley 41/2002.
Hay sectores con plazos más largos: los sujetos obligados por la Ley 10/2010 de prevención del blanqueo de capitales (despachos, gestorías, inmobiliarias, notarías) conservan la identificación de sus clientes diez años. Anotamos la fecha de vencimiento de cada caja y te avisamos cuando puede destruirse, para que no pagues por guardar lo que ya no sirve.
Qué incluye
Qué incluye el servicio
Cajas y material de archivo
Cajas de archivo definitivo, precintos y etiquetas con código. No tienes que comprar nada.
Recogida con personal propio
Las cajas las mueve nuestro equipo en plantilla, con vehículo cerrado. Nadie ajeno toca tu documentación.
Inventario detallado
Cada caja queda registrada con contenido, fecha de entrada y fecha prevista de destrucción. Te enviamos el listado.
Entrega de cajas y copias
Devolución de la caja que pidas en 24-48 horas laborables, o escaneo del documento concreto si te corre prisa.
Destrucción certificada
Triturado conforme a DIN 66399 y certificado válido ante la AEPD, para papel y soportes informáticos.
Contrato, factura y seguro
Contrato de custodia, factura mensual y seguro a todo riesgo sobre la documentación depositada.
Fin del ciclo
Destrucción certificada cuando vence el plazo
Tirar documentación con datos personales al contenedor azul es una infracción del RGPD y de la LOPDGDD, y las sanciones de la Agencia Española de Protección de Datos no son simbólicas. Por eso la custodia se completa con destrucción confidencial: cuando una caja caduca, o quieres vaciar un archivo entero, la trasladamos en vehículo cerrado a la planta de destrucción, se tritura según la norma DIN 66399 y te entregamos un certificado con fecha, volumen y método.
Ese certificado es lo que te pedirá un auditor o un inspector. Destruimos papel, discos duros, memorias USB, cintas de copia de seguridad y radiografías. El residuo va a plantas de reciclaje autorizadas y los soportes electrónicos, a gestores de RAEE.
Dónde damos servicio
Provincias donde más se pide este servicio
Trabajamos con equipos propios en toda España, y hay siete provincias donde este servicio se pide especialmente. En Madrid, los despachos y gestorías del centro y de la Castellana externalizan archivo por el precio del metro cuadrado de oficina. En Valencia es habitual dar servicio a empresas del Parque Tecnológico de Paterna y de l'Horta Sud, algunas todavía reordenando su documentación tras la dana de 2024. En Alicante, el servicio lo suelen pedir hoteles de Benidorm, inmobiliarias de la costa y empresas del calzado de Elche y Elda.
En Murcia las recogidas pueden hacerse en el mismo día, y es habitual custodiar archivo de clínicas, cooperativas agrícolas y empresas de Cartagena. En Albacete el servicio se concentra sobre todo en el parque de Campollano y en bodegas de Villarrobledo. En Cuenca, en cooperativas de la Manchuela y gestorías de Tarancón con oficinas pequeñas. Y en Almería lo piden sobre todo comercializadoras hortofrutícolas del Poniente, que generan mucho albarán y documentación de trazabilidad cada campaña.
Precios
¿Cuánto cuesta la custodia de documentos?
Tarifas orientativas. El precio final depende del número de cajas, de la frecuencia de consulta y de si combinas custodia con destrucción periódica.
Precios orientativos para la capital de cada provincia; desplazamientos en la provincia, consultar. Presupuesto cerrado en 24 horas, sin compromiso.
Garantías
Contrata con tranquilidad
Lo que incluimos en todos nuestros servicios, sin letra pequeña.
Seguro a todo riesgo
Cada servicio va cubierto de origen a destino, para que tus bienes viajen protegidos.
Presupuesto cerrado
Precio en firme y sin sorpresas: lo que te presupuestamos es lo que pagas, sin cargos ocultos.
Personal propio
Equipo formado en plantilla, no subcontratamos: las mismas manos de siempre.
Contrato y factura
Trabajamos con contrato, factura y condiciones claras por escrito desde el primer momento.
Atención directa
Hablas con quien organiza el servicio, por teléfono o WhatsApp, antes y durante el trabajo.
Preguntas frecuentes
Dudas sobre custodia de documentos
¿Qué diferencia hay entre custodia de documentos y un trastero?
En un trastero dejas cajas y te olvidas; en la custodia cada caja está inventariada, se guarda en condiciones controladas, te la llevamos cuando la pidas y la destruimos con certificado cuando caduca. Y queda cubierta por contrato y seguro.
¿Puedo pedir un solo documento sin que me traigáis la caja entera?
Sí. Localizamos el expediente, lo escaneamos y te lo enviamos por correo electrónico, o te llevamos el original si lo necesitas en papel. La caja completa se entrega en 24-48 horas laborables.
¿Trabajáis con empresas fuera de las provincias con página propia?
Sí. Podemos recoger archivo en toda España con equipos propios. Las siete provincias con página local son donde más se pide este servicio, pero el funcionamiento es el mismo en cualquier otra.
¿Cómo sé que la documentación no la ve nadie?
Las cajas van precintadas desde tu oficina, el vehículo es cerrado y el almacén tiene acceso restringido. El personal es propio y firma confidencialidad. Si quieres, firmamos contrato de encargado del tratamiento según el artículo 28 del RGPD.
¿Qué pasa si cierro la empresa o cambio de proveedor?
La documentación es tuya. Te la devolvemos íntegra con el inventario en el plazo que acordemos, o la destruimos con certificado si así lo decides. No hay permanencia mínima más allá del mes en curso.
¿Destruís también discos duros y soportes informáticos?
Sí. Discos HDD y SSD, pendrives, cintas LTO, CD y DVD. Cada soporte tiene su método y todos quedan reflejados en el certificado. El residuo electrónico va a gestores de RAEE autorizados.
¿Sacamos el archivo de tu oficina esta semana?
Dinos cuántas cajas tienes y dónde está tu empresa. Presupuesto cerrado en 24 horas, con recogida, inventario y destrucción certificada cuando toque.
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